Tripolis anti-spam guidelines (Dutch)

 In Campaign automation, Contacts, Content, Publishing, Reporting, Tips & Tricks

Spam is een verzamelnaam voor ongewenste berichten. In iets meer detail zijn spamberichten ongevraagd verzonden bulk e-mails voor commerciële, ideële of charitatieve doeleinden. Spam wordt verstuurd aan geadresseerden die niet duidelijk en verifieerbaar voorafgaand toestemming hebben gegeven deze informatie via e-mail te willen ontvangen van de specifieke zender. Dit omvat onder andere advertenties, reclame, enquêtes, brochures, het aanprijzen van websites, verkoopinformatie en veilingen. 

Het spam verbod in Nederland beschermt iedereen. Het maakt dus niet uit of iemand een ongevraagd bericht verstuurt naar een persoon of naar een zakelijke instelling. Beide verzendingen zijn verboden. De anti-spam richtlijnen zijn vastgelegd in artikel 11.7 van de Telecommunicatiewet. De Telecommunicatiewet noemt de volgende partijen verzenders: 

  • De verzender die de feitelijke verzending verricht (op de verzendknop drukt)
  • De verzender die de afzender is (de opdrachtgever van de verzending)

 Voor beide partijen gelden dus de regels uit de Telecommunicatiewet, die het verzenden van spam verbieden. 

 Tripolis platformen mogen op geen enkele wijzen ingezet worden voor het verzenden van ongevraagde e-mails. Om duidelijkheid te verschaffen aan gebruikers wat wel en wat niet is toegestaan met de Tripolis systemen, zijn deze anti-spam richtlijnen opgesteld. Deze bestaan uit zeven regels waaraan gebruikers van de Tripolis systemen altijd moeten voldoen. Deze richtlijnen zijn ter ondersteuning en verduidelijking van de Telecommunicatiewet. 

Gebruikers van Tripolismogen alleen e-mails versturen naar ontvangers die vooraf expliciet toestemming hebben gegeven uw e-mailuitingen te willen ontvangen.
Dit is de regel die de wet stelt om ontvangers te kunnen e-mailen. Je dient dus vooraf toestemming te krijgen van ontvangers om deze te mogen e-mailen. Je dient deze toestemming ook tot 5 jaar na de laatste verzending te kunnen bewijzen.

Werk met ‘actieve voorafgaande toestemming‘.
Gebruikers van Tripolisdienen te werken met ‘voorafgaande toestemming’. Dit betekent dat een abonnee uitdrukkelijk en geïnformeerd toestemming moet geven voor de ontvangst van bepaalde berichten. Uitdrukkelijk betekent dat een abonnee zelf een kruisje op een webformulier moet zetten of ‘ja’ moet invullen. Een check box standaard op ‘ja’ zetten is dus niet toegestaan. Het is bovendien noodzakelijk dat abonnees weten waar zok ‘ja’ tegen zeggen. De ontvanger dient dus op de hoogte te zijn wat de aard van de inhoud van mailingen zal zijn en hoe vaak de mailingen worden verzonden. Tripolis Solutions adviseert haar verzenders de toestemming eerst te verifiëren bij de ontvanger. Dit wordt ‘double opt-in’ ook wel ‘confirmed opt-in’ genoemd. Het is een methode waarbij de persoon zich aanmeldt voor een dienst (bijvoorbeeld een e-mail nieuwsbrief) en na de aanmelding een neutrale bevestigingse-mail krijgt waarin de ontvanger de toestemming kan bevestigen.

Het verzenden van ongevraagde bulk e-mail en ongevraagde commerciële e-mail via Tripolisis uitdrukkelijk verboden
Indien je toch ongevraagde bulk e-mail verstuurt, ben je in strijd met de wetgeving. Daarnaast heeft dit een negatieve invloed op de reputatie van Tripolis Er zijn ontvangers die deze ongevraagde e-mailingen als spam aanmerken bij de verschillende instanties en anti-spam organisaties. Dit kan ook voor afleverproblemen verzorgen bij andere gebruikers van Tripolis.

Het is wel toegestaan om met Tripolis ongevraagd e-mails te sturen naar klanten/donateurs/leden of andere rechtspersonen waar uw organisatie een klantrelatie mee heeft, maar uitsluitend informatie over gerelateerde producten of diensten
Dit is de enige uitzondering op de hoofdregel. De Nederlandse telecomwet geeft ieder bedrijf en organisatie het recht om haar eigen klanten/leden/donateurs/abonnees etc. ongevraagd (dus zonder expliciete toestemming van de geadresseerde) een e-mail te sturen. De wet verplicht wel dat het e-mailbericht betrekking moet hebben op een soortgelijke product of dienst. Voorwaarde is ook dat de ontvanger zich eenvoudig kan uitschrijven voor toekomstige e-mailberichten.

Gebruikers van Tripolismogen alleen opt-in bestanden importeren in Tripolis. Wanneer het een bestand van derden betreft, dient de gebruiker dit bestand zorgvuldig te controleren op de verkregen toestemming.
Je bent zelfverantwoordelijk indien je een lijst gebruikt van een derde partij. Als verzender blijf je verantwoordelijk voor een geldige opt-in.

Elke e-mail die via Tripolisverstuurd wordt moet voorzien zijn van een automatische uitschrijflink
Met een automatische uitschrijflink kan de ontvanger op elk moment aangeven geen e-mail meer te willen ontvangen. Er mogen geen voorwaarden gesteld worden aan het uitschrijven en het mag geen handmatig proces zijn. Standaard zullen e-mailtemplates voorzien moeten worden van een automatische uitschrijflink.

Identiteit en herkenbaarheid van de verzender.
De e-mail die via Tripolis verstuurd wordt moet duidelijk de identiteit van de organisatie weergeven. Dit kan door standaard de bedrijfsnaam in de ‘From-naam’ op te nemen. Verder moeten in het template het logo, de naam en de adresgegevens opgenomen zijn. Het moet voor de ontvangers direct duidelijk zijn hoe ze contact kunnen opnemen via een geldig postadres of telefoonnummer

Indien wij een klacht ontvangen over een mailing, dan leggen wij deze eerst bij de verzender voor met de vraag om een schriftelijke reactie, inclusief een bewijs van opt-in. Daarna maken we graag een afspraak om te bespreken hoe deze problemen in de toekomst voorkomen kunnen worden. Je wordt als bedrijf geacht op een correcte en volledige wijze om te gaan met klachten met betrekking tot ongewenste e-mail. 

Tripolis kan van vier partijen spam klachten ontvangen, die aanleiding geven om een onderzoek te starten:

  • Klachten van ontvangers of Internet Services Providers
  • Klachten via de Reclame Code Commissie
  • Klachten via de OPTA
  • Klachten van anti-spam-bedrijven.

Indien een reactie en de bijbehorende oplossing van het probleem (het versturen van ongewenste e-mail) niet binnen 48 uur wordt verkregen, zijn we gerechtigd de toegang tot de Tripolis Systemen te ontzeggen, totdat we overtuigd zijn dat het incident compleet is afgehandeld en maatregelen zijn getroffen om het versturen van ongewenste e-mail in de toekomst te voorkomen. 

 Wij behouden het recht voor om gebruikers onmiddellijk af te sluiten van de Tripolis systemen wanneer blijkt dat er spam is verstuurd. Onze aansprakelijkheid voor gevolgschade, veroorzaakt door het versturen van spam door de verzender, wordt uitgesloten. 

 Last but not least: respecteer de ontvangerGeef de ontvanger de relevante informatie waar hij/zij om heeft gevraagd. Zorg ervoor dat de content technisch in orde is. Verwerk bounces, klachten en non-response op regelmatige basis en zorg voor een goede lijst hygiëne.  

Recent Posts