Waarom leg je een datakoppeling tussen je e-mailmarketingsyseem en je andere databronnen? Simpel gezegd: omdat je anders niet het optimale uit jouw e-mailmarketing kunt halen. Je haalt immers het maximale uit e-mailmarketing door uiteindelijk geautomatiseerd een relevante 1-op-1-dialoog te voeren met iedere klant.
Iedere databron die je gebruikt, heeft zijn eigen kracht. Daarom kun je data ook op verschillende manieren en afhankelijk van jouw wensen en situatie koppelen. Dat kan bijvoorbeeld met tools als Zapier of API’s als REST en SOAP. In dit artikel gaan we dieper op de verschillende tools in.
Wat is jouw basissysteem voor data?
Later in dit artikel presenteren we je een schema met vragen die je aanzetten tot het dieper nadenken over data, maar in beginsel is het altijd verstandig dat je je afvraagt wat jouw basis-systeem is voor data. Is dat je e-mailmarketingsysteem of bijvoorbeeld je CRM? Omdat koppelen vaak een samenspel is tussen “waar welke data staat” en “welk doel je voor ogen hebt”, is dat je startpunt voor de beste weg/koppeling. We koppelen ons platform vaak aan onderstaande systemen. Misschien herken je jouw systeem:
CRM: Salesforce, Microsoft Dynamics, Zoho,
CMS: WordPress, Blueconic, Typo 3
E-commerce platformen: Magento, Shopify, WooCommerce
Socials: Facebook Lead Ads, LinkedIn Lead Gen Forms, Instagram Lead Ads
Zapier en andere tools voor koppelingen
Hieronder lichten we de tools voor datakoppelingen toe en geven we een voorbeeld van de implementatie in de praktijk.
SFTP
SFTP is een standaard (maatwerk)techniek en basis-koppeling die vanuit Tripolis snel – en per klant uniek – opgezet kan worden. Bij SFTP ben je gunstig uit als het niet nodig is dat data realtime wordt overgedragen. Je hebt daardoor ook de vrijheid om te bepalen welke data je, bijvoorbeeld 1 of 2 x per dag, wilt overzetten. Het nadeel aan SFTP is dat het moeilijker te onderhouden is bij wijzigingen in systemen. Het is daarom tijdsintensief en duurder.
SFTP-koppeling in de praktijk: een voorbeeld
Een klant van Tripolis werkt met een loyaliteitssysteem: hoe meer je afneemt, hoe hoger het loyaliteits/beloningsniveau. Door de SFTP-koppeling tussen de database en het loyaliteitssysteem, krijgt de klant altijd zijn/haar actuele loyaliteitsniveau te zien. Dat kan gestegen of gedaald zijn. Er is hier voor een SFTP-koppeling gekozen omdat het bronbestand (het loyaliteitssysteem) makkelijk een datadump kan genereren, maar geen eigen API-verbinding heeft. In dit geval worden de loyaliteitsniveaus iedere nacht opnieuw berekend en daarna doorgegeven aan ons platform.
Zapier: een laagdrempelig ‘wegen-net’
Zapier is de meest laagdrempelige data-tool, die het mogelijk maakt data realtime over te zetten van a naar b. Het is een tool die al een integratie heeft met veel andere systemen. De kosten zijn relatief laag bij het starten en soms is het zelfs gratis.
Je kunt het zien als een soort wegennet. De koppeling tussen Tripolis en Zapier ligt er al. Via Zapier kun je Tripolis met een paar drukken op de knop koppelen met een ander systeem. Een kanttekening: de mogelijkheden zijn beperkter en je hebt er een account voor nodig.
Zapier-koppeling in de praktijk: een voorbeeld
Een klant wil adequaat en realtime reageren op de aanvraag voor proefpakketten. In plaats van het handmatig exporteren en importeren van data van systeem a naar b, heeft het Zapier ingezet om dit proces te automatiseren. Het CRM-systeem, Microsoft Dynamics, is via Zapier gesynchroniseerd met ons platform. Na een aanvraag voor een proefpakket wordt er nu direct na aanvraag een bevestigingse-mail verstuurd vanuit ons platform. Daarna start een automatische e-mailflow om de aanvraag van het proefpakket te converteren naar een betaalde transactie. Er is voor Zapier gekozen omdat er met beperkte financiële middelen en zonder tussenkomst van programmeurs op een snelle manier gehandeld kon worden en bekeken kon worden wat de effecten waren van de koppeling.
API’s: SOAP en REST
Naast Zapier, is ook een API een bekende koppelmethode. API staat voor Application Programming Interface. Het zorgt ervoor dat er communicatie plaatsvindt tussen verschillende systemen en dat er informatie kan worden gedeeld. Je kunt het zien als twee applicaties die met elkaar kunnen praten waarbij de een de instructie geeft en de ander de reactie. Je kunt kiezen uit SOAP (vaak iets sneller) of REST (een iets flexibelere/nieuwe techniek). Beide API’s werken volgens standaard techniek (maar met een andere code) en ook de kosten zijn gelijk. REST is echter iets flexibeler omdat alle taken los zijn opgezet en je deze makkelijker kunt combineren.
API-koppeling in de praktijk: een voorbeeld
Een Tripolis-klant, een grote internationale hotelketen, wil vanuit het merk kunnen communiceren met klanten. De keten wil echter óók dat de losse hotels afzonderlijk kunnen communiceren met gasten. Als je je inschrijft voor de e-mails van één hotel, krijg je als abonnee ook de vraag of je vanuit de overkoepelende organisatie acties wilt ontvangen.
Via de standaard functionaliteit van ons platform worden nieuwsbrief-inschrijvers vanuit de overkoepelende organisatie, maar ook vanuit de losse websites van de hotels automatisch gesynchroniseerd met de Wepbower-licentie. Zo kom je terecht in één van de twee of in allebei de campagnes.
Noot: de hotelketen heeft 1 licentie, maar door de handige rollen en rechten-module van ons platform, kunnen afzonderlijke hotels alleen hun eigen omgeving inzien.
Maatwerk-koppelingen: alle vrijheid voor het overzetten van data
Het voordeel van een maatwerk-koppeling is dat je kunt afwijken van een vast dataoverdracht-stramien. Je kunt tot in detail bepalen welke gegevens je op welke manier wilt koppelen, buiten de standaard scenario’s om. Als je realtime data nodig hebt, kies je voor een maatwerk-koppeling via een API. Een andere maatwerk-koppeling, die we in het begin schetsten, is SFTP.
Maatwerk-koppeling in de praktijk: een voorbeeld
Een klant van Tripolis heeft te maken met verschillende aanmeldingen in hun e-maildatabase voor events, nieuwsbrieven etc. Zij hadden specifieke wensen m.b.t het maken van verdiepingsslagen in automatisering, zoals het meteen sturen van bevestigingen, het synchroniseren van aan- en afmeldingen en het omgaan met bouncers. Dit alles met het doel tijdsbesparing te realiseren via automatisering. Voor de data-synchronisatie is een maatwerk-koppeling Salesforce-Tripolis ingericht via API.
Data integreren en een nieuwe flow bouwen: de juiste vragen
Los van je uitgangssituatie, zijn er een aantal zaken waarover je sowieso moet denken als je je e-mailmarketingdata wilt gaan integreren of bijvoorbeeld een nieuwe e-mailmarketing (automation) flow wilt gaan bouwen.
We zetten hieronder een aantal vragen op een rijtje die wij meestal aan onze klanten stellen:
- Wat wil je bereiken met het integreren van je data?
- Welke data heb je nodig – en vanuit waar – om je doelstellingen te bewerkstelligen?
- Waar staat de data nu? Wat is je primaire systeem?
- Hoe vaak moet je data bijgewerkt worden? (realtime of bijvoorbeeld ’s nachts/wekelijks/)
- Hoe vaak wil je je data bewerken?
- Wat wil je met de data gaan doen in Tripolis/je systeem?
- Moet de data terug je systeem in en welk systeem?
- Kan de data 1 op 1 overgenomen worden of moeten er mutaties gedaan worden?
- Wat is jouw uitgangssituatie?
Uitgangssituatie van jouw organisatie
De oplossing die het beste past bij jouw organisatie, is uiteindelijk een technisch verhaal en moeilijk op papier te zetten voor elke specifieke situatie. Er zijn, globaal gezien, vaak drie scenario’s mogelijk voor we aan je data-vraagstuk beginnen:
- Je weet al wat je wilt en hoe je dat eenvoudig kunt realiseren
- Je wilt geïnspireerd worden door de mogelijkheden voor het next level
- Je stuit onbewust op een nieuw datavraagstuk
De laatste situatie komt vaak voor als je stappen wilt maken in e-mailmarketing. Organisaties die willen groeien, stuiten onbewust ook op nieuwe datavraagstukken.
Data-koppelingen: wat is de beste oplossing voor mijn organisatie?
We hebben je nu een inzicht gegeven in de mogelijkheden een tools voor data-koppelingen. Heb je vragen? Neem dan vooral contact met ons op.
