De software van Tripolis verstuurt miljoenen e-mails per dag. Wij staan niet toe dat gebruikers van onze software spam verzenden. Maar wat is spam? Voor onze industrie is de definitie kort en krachtig “Het verzenden van grote hoeveelheden ongevraagde e-mail”. Maar voor e-mailontvangers is de definitie van spam eigenlijk nog korter: “Elke e-mail waar ik niet om heb gevraagd.”.
Gelukkig bestaat er ook wetgeving op het gebied van e-mailmarketing. Maar gebruikers van de diensten van Tripolis werken vaak internationaal en krijgen daardoor te maken met verschillende wet- en regelgevingen. Maar geen nood, die Nederlandse wetgeving behoort tot de strengste in de wereld.
Om het nog duidelijker te maken heeft Tripolis een anti-spambeleid opgesteld. Gebruikers van de software of diensten dienen zich hieraan te conformeren. Allereerst definiëren we bij Tripolis spam als volgt:
Spam is iedere e-mail die je verzendt aan mensen of bedrijven die jou geen toestemming hebben gegeven om hen over het onderwerp van de mail te benaderen.
Het anti-spambeleid van Tripolis omvat de volgende punten:
- Voorafgaande toestemming
- Legal notice: werkelijke identiteit van de verzender
- Afmeldmogelijkheid
- Tripolis verbiedt het gebruikt van third-party mailinglists
- Gedragsregels
- Overtreding van het anti-spambeleid van Tripolis
Voorafgaande toestemming
Voor iedere e-mail die wordt verzonden vanaf een van de platforms van Tripolis, of dat nu aan consumenten is of aan bedrijven, geldt dat de afzender aantoonbaar, voorafgaand verkregen toestemming heeft van de ontvanger om hem/haar over het onderwerp in de mail te benaderen.
Een verkregen opt-in kent geen onbeperkte houdbaarheid. Tripolis adviseert om e-mailadressen waar langer dan 18 maanden geen contact mee is geweest niet meer te benaderen. Het risico bestaat dat het e-mailadres door de oorspronkelijke gebruiker is opgegeven en inmiddels in gebruik is als spamtrap.
De ontvanger heeft zelf kenbaar gemaakt toestemming te geven en is duidelijk geïnformeerd over waarvoor de toestemming wordt gegeven. Een bepaling weggestopt in algemene voorwaarden is niet toegestaan. Vage beschrijvingen als ‘u geeft toestemming voor de ontvangst van e-mails van dit bedrijf en (geselecteerde) partners’ zijn niet specifiek genoeg. Er moet duidelijk zijn waarvoor de ontvanger specifiek toestemming geeft.
Let erop dat ontvangers zelf actief kenbaar moeten maken toestemming te geven. Dat houdt in dat van tevoren aangevinkte checkboxes niet zijn toegestaan. Er is een uitzondering:
Je mag bestaande klanten e-mails versturen over gelijksoortige producten of diensten. De klant moet wel de mogelijkheid hebben gehad om tijdens het verkrijgen van de contactgegevens bezwaar hiertegen te maken.
Toestemming moet aantoonbaar zijn.
Wanneer wij klachten over spam ontvangen, kan Tripolis de verzender vragen om de verkregen toestemming aan te tonen. Daarbij kunnen en zullen wij vragen om informatie met betrekking tot:
- Wanneer en op welke wijze is het e-mailadres verzameld?
- Datum en tijd?
- Via derde (partnerregistratie/loterij/enquête)?
- Nieuwsbriefaanmelding?
- Bestaande klantrelatie?
- Anders
- Indien sprake is van online dataverzameling:
- URL van website waar data is verzameld.
- IP-adres van de eigenaar van het e-mailadres
- Opt-in type (single of dubbel opt-in)
- Bij dubbel opt-in: datum en tijd van bevestiging
- Is er een expliciete verklaring van toestemming/opt-in voor het e-mailadres?
- Tekst van de verklaring (en indien van toepassing, lijst van co-registratiepartners)
- Heeft de ontvanger de mogelijkheid gehad expliciete toestemming te geven?
- Als er geen expliciete toestemming/opt-in was, maar een bestaande klantrelatie:
- Aard van de klantrelatie (bijv. aankoop van product X)
- Op welke wijze is de klant – tijdens het verkrijgen van het e-mailadres – geïnformeerd dat zijn/haar e-mailadres kon worden gebruikt voor marketingdoeleinden en dat zij daar (zelfs onmiddellijk) bezwaar tegen konden maken?
Bron: Rules of Procedure for Complaints against Mailers Participating in the Certified Senders Alliance (CSA)
Legal notice opnemen in e-mails
Wij zijn proud member van de CSA (Certified Senders Alliance) en deze status hebben we verkregen door te voldoen aan strenge technische en organisatorische eisen. Om ervoor te zorgen dat jij als klant van deze status kunt blijven profiteren, is het onze verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat onze klanten handelen in lijn met deze criteria. Zo blijven al onze IP-adressen op de whitelist staan.
De legal notice heeft tot doel richting de ontvanger zo transparant mogelijk te zijn over wie de verzender is. In de legal notice geef je informatie over jouw werkelijke identiteit als verzender. Hiertoe behoren onder andere naam- en adresgegevens, maar bijvoorbeeld ook je kvk-nummer. Bekijk in dit document van de Certified Senders Alliance, welke informatie je op dient te nemen in je legal notice.
Afmeldmogelijkheid (opt-out)
In iedere verzonden e-mail moet de mogelijkheid tot afmelden staan. Afmelden moet kosteloos en gemakkelijk zijn. Dat betekent dat een ontvanger niet eerst door een vragenlijst moet worstelen of ergens moet inloggen om zich te kunnen afmelden.
Tripolis verbiedt het gebruik van third-party mailinglists
Het verzenden van e-mails aan adressen die zijn verkregen (gekocht, geruild, gehuurd, geleend, gevonden of hoe dan ook) van een derde partij is verboden. Eigenlijk logisch, de verzender heeft geen toestemming verkregen van de ontvangers.
Gedragsregels
Als gebruiker van het platform van Tripolis onthoud je je van het opslaan en/of (doen) verspreiden van materiaal dat in strijd is met bepalingen van Nederlands recht. Hieronder wordt in ieder verstaan materiaal dat:
- smadelijk, lasterlijk, beledigend, racistisch, discriminerend of haatzaaiend is;
- erotisch of pornografisch is, tenzij expliciet is overeengekomen tussen klant en Tripolis;
- inbreuk maakt op rechten van derden, waaronder in ieder geval maar niet uitsluitend begrepen auteursrechten, merkrechten en portretrecht;
- een schending van de persoonlijke levenssfeer van derden oplevert, waaronder in ieder geval maar niet uitsluitend begrepen het zonder toestemming of noodzaak verspreiden van persoonsgegevens van derden of het herhaaldelijk lastigvallen van derden met door dezen ongewenste communicatie;
- hyperlinks, torrents of vergelijkbare informatie bevat waarvan Opdrachtgever weet of moet weten dat die verwijst naar materiaal dat inbreuk maakt op rechten van derden;
- kwaadaardige inhoud zoals virussen of spyware bevat.
Overtreding van het anti-spambeleid van Tripolis
Alle klachten die Tripolis ontvangt, worden naar de klant gestuurd, zodat hij feedback kan geven en een oplossing voor het probleem kan geven. Wanneer we niet binnen 24 uur feedback en een passende oplossing voor het versturen van ongevraagde e-mails ontvangen, kunnen we het account blokkeren tot Tripolis ervan is overtuigd dat het probleem helemaal is opgelost en dat maatregelen zijn genomen om het versturen van ongewenste e-mails in de toekomst te voorkomen. De klant is verantwoordelijk voor alle ongewenste e-mails die via zijn/haar Tripolis-account worden verstuurd.
Klanten die hun Tripolis-account gebruiken voor het versturen van ongewenste e-mails, worden direct geblokkeerd en krijgen 2 uur de kans om het versturen van ongewenste e-mails te stoppen.
